טפסים, הכי משעמם שיש

 

תחשבו לרגע בתור מתכנני חווית משתמש יצירתיים, איזו חוויה יש כבר בטפסים, זה הרי הנושא הכי משעמם. נכון, אבל זה גם אחד הנושאים היותר חשובים בממשק משתמש, שתכנון נכון שלו שמור רק למקצוענים.

לפני שנגיע למספר כללים בסיסיים בתכנון ועיצוב טפסים, אני נאלץ (שוב) ללבוש ארשת עגמומית, כי אני נזכר בכמה אתרים ישראלים (בעיקר ממשל ושירות) שטרם הפנימו את ההתקדמות הטכנולוגית שעבר העולם בשנים האחרונות ומדשדשים בנושא הטפסים הרבה מאחור.

במרבית האתרים של משרדי הממשלה ניתן למצוא שפע טפסים (לפחות לא צריך לטלפן ולבקש שישלחו לכם), מרביתם בפורמט וורד או בפורמט אקרובט PDF. להורדה כמובן, ולא למילוי מקוון. אם לא היה ברור אז כול הטפסים שמצאנו באתרי הממשל בפורמט PDF נועדו להורדה, הדפסה ומילוי ידני (כך מספקים עוד עבודה למשרדי הממשלה בהקלדה של מה שמלאנו ידנית, בהנחה שכתב היד היה ברור דיו).

הטפסים בפורמט וורד הם רק חצי צרה, כי ניתן להורידם ולהקליד לתוכם תוכן. כאן הבעיה נעוצה בכך שניתן לשנות בטופס כול דבר העולה על רוחך ועל תכנון או על עיצוב אין מה לדבר.

אני מבין שבמקרים שהמשתמש לא זוהה, לא ניתן לאפשר לו להגיש את הטפסים (לאחר מילוי) באופן מקוון, אבל כן ניתן לאפשר לו למלא אותם, שלב אחר שלב באתר, תוך מתן הסבר ליד כול שדה, היכן שרלוונטי מתן אפשרות לבחור מתוך תיבת בחירה אפשרות מסוימת ואף להפעיל מספר בדיקות שתמנענה טעויות. לבסוף כדאי לתת לו לסקור את מה שמילא ולאפשר הורדה בפורמט PDF או הדפסה.

מסובך, נכון? או קיי, אני מוכן להתפשר. תנו לי אפשרות להוריד קובץ PDF 'חכם' (לא ממש), כזה שהושקעו כמה שעות בתכנונו ובעיצובו, שניתן להקליד לשדותיו תוכן, כזה שמקפיץ הודעות אזהרה וכזה שמפעיל כמה פונקציות חישוביות (אם נדרש). כך מונעים טעויות וכך ניתן גם לייעל את עבודת הממשל כי טפסים כאלו ניתן לסרוק ותוכנת הסריקה יודעת לקרוא ולאחסן את תוכן השדות.

חושבים שאני הוזה את הדברים? בקרו בממלכה המאוחדת וראו למשל כיצד עושים זאת שם שלטונות המס.

החזר מס בממלכה המאוחדת

על מה כדאי להקפיד בעת תכנון טופס

מעבר להנגשת הטפסים לכול דורש, ראוי לזכור שככול שטפסים הם יותר ברורים ומוסברים כך שירות הלקוחות יקבל פחות פניות. בעת התכנון והעיצוב כדאי להקפיד על הדברים הבאים:

  • אם אתם מאפשרים מילוי מקוון של טופס מרובה שדות, פצלו אותו למספר מסכים, או לשלבים נפתחים ונסגרים (אקורדיון) ובתום המילוי תנו מסך סיכום למה שהוזן (עם אפשרות לחזור ולתקן במידה שנדרש).
  • הקפידו על סדר לוגי של השדות למילוי. מלמעלה למטה, ואם יש משמעות לסדר מומלץ למספר את השדות או את האזורים בטופס. כאשר יש חשיבות לסדר הזנת השדות אני ממליץ גם למספר שדות וגם להאפיר שדות שלא ניתן עדיין למלא (ניסיון למלא שדה כזה בטרם עת צריך להיות מלווה בהקפצת הערת הסבר).
  • אפשרו הקפצת חלוניות הסבר ליד שדות רלוונטיים.
  • בעקבות מילוי שגוי של שדה הקפיצו חלונית הסבר. כאשר מדובר בטופס מקוון תנו הערה בצבע חריג ליד השדה שמילוייו בוצע באופן שגוי ואל תמחקו למשתמש את מה שמילא.
  • שדות שלא צריך למלא יש להאפיר או להעלים. 
  • תנו תיבות בחירה (היכן שרלוונטי) כדי למנוע טעויות (לרבות תאריכונים)
  • אל תאחדו שני שדות לשדה אחד (באחד מאתרי הממשלה מצאתי טופס בו כותרת השדה למילוי הייתה "מצב משפחתי ומספר ילדים עד גיל 18").
  • תכננו כך שלא יהיו שני שדות באותה שורה (ככול שניתן), אלא שדה מתחת למשנהו (לא תמיד ניתן. למשל בטופס חשבונית יש להכניס לאותה שורה שדה פירוט, שדה שעות עבודה ושדה תעריף).
  • ככול האפשר פרקו שדות לרכיבים ברורים (למשל על ידי קווי אורך).
  • בדלו גרפית בין כותרת השדה ובין השדה עצמו.
  • סמנו שדות חובה (אלא אם כול השדות הנם שדות חובה).
  • הפחיתו 'רעש ויזואלי'. זה אומר שכול השדות למילוי מתחילים באותה נקודה וכותרות מתחילות או מסתיימות באותה נקודה.

טופס תשלום

 

 

חבר