להפריד בין אפיון, תכנון ועיצוב לבין הגורם המתכנת את האתר

בעידן בו הכול מדברים בשבחו של תכנון וביצוע 'רזה' ומהיר אשר משלב ידיים של כול הגורמים המעורבים בתהליך (Agile), לכאורה נראה שהפקדת התכנון והעיצוב בידי החברה המפתחת (מתכנתת) הוא הדבר הנכון, הן בהיבט היעילות והן בהיבט העלות.

טעות. במרבית המקרים בהם החברה המתכנתת גם תתכנן ותעצב (אף אם בעזרת קבלן משנה שתחום מומחיותו תכנון ועיצוב) מהווה הדבר מתכון בטוח לייקור הפרויקט ולקבלת תוצאה הרחוקה ממיטבית. לעומת זאת הפקדת האפיון, התכנון, העיצוב והפיקוח בידי גורם מומחה שאינו תלוי מסחרית בחברה המתכנתת, תתגלה כמהלך שיבטיח יעילות, ביצוע מיטבי ועלות 'סגורה'.

האם האפיון לבדו אינו סוגר פינות?

הסברה שהאפיון, אשר מהווה בסיס לקבלת הצעת מחיר מהחברה המקימה סוגר פינות ומגדיר כול מה שצריך מבחינת צרכי הארגון והאתר היא שגויה. האפיון אינו מסוגל להגדיר עד תום את הדרישות מהפלטפורמה ומהאתר אותו תקים חברה שתזכה במכרז. הוא מותיר הרבה 'חורים  שחורים' שיהיו בעתיד מקור לוויכוחים, לתוספת תשלום או גרוע מכך לביצוע שאינו עונה על הצרכים.

מסמך האפיון, מפורט ככול שיהיה, אינו מאפשר לחברה מתכנתת לתת אומדן ריאלי לעלות תכנון, עיצוב ותכנות, כי כאמור אינו מפרט עד תום דרכי יישום שיש ביניהן הבדלי עלות ומן הסתם הבדלי ביצוע ניכרים. לא ניתן לאמוד באופן אמין עלות תכנות לפני שמאן דהוא אוחז במסמכי אפיון ותכנון (פרישת מסכי התבנית המכונה 'ווירפריים', לרבות מסמכי דרישות נלווים).

בסופו של דבר תינתן הצעה ל'חבילה' שבמסגרתה תחפוץ (בצדק) החברה המקימה להרוויח. כדי להרוויח היא תיאלץ לחסוך בעלויות (ככול שניתן) או 'לגלות' אי בהירויות באפיון שתצדקנה תוספת תשלום.

מה שעלול לקרות זה שימוש בפלטפורמת תוכנה ופיתוח שאינם עונים בצורה מיטבית לצרכים (כולל מבחינת תחזוקה והזנת תכנים), או שימוש בכוח אדם לא מיומן דיו וזול לצרכי תכנון ועיצוב, או הגמשת התכנון והעיצוב ליכולות החברה ולפתרונות המוזילים עלות.

אין זה משנה אם הגורם המתכנן ומעצב הוא חלק אינטגרלי מהחברה המתכנתת, חברת בת שלה או קבלן משנה שעלותו כלולה ב'חבילה'. כול זמן שיש זיקה ותלות מסחרית ביניהם מהווה הדבר פתח לבעייתיות.

לתת לחתול לשמור על השמנת

"לא נותנים לחתול לשמור על השמנת"

ההפרדה בין הגורם המאפיין, מתכנן, מעצב ומבצע בקרת איכות, לבין החברה המתכנתת היא בבחינת חובה, זאת כדי להבטיח תוצאה מיטבית (מקסימום תשואה על ההשקעה) ובשורה התחתונה גם מינימום עלות. התוצאה המיטבית אינה בבחינת "נחמד שיהיה" אלא כזו המבטיחה הטמעת שימוש מהירה, יעילה ורחבה – שיש לה משמעויות כלכליות ושירותיות מהותיות.

כאשר הגורם המתכנת (המקים) גם יתכנן ויעצב (בעזרת עובדיו או בעזרת גורם הקשור עמו מסחרית) – הרי הדבר הוא בבחינת "לתת לחתול לשמור על השמנת". קיים ניגוד עניינים וסיכון ריאלי שהתכנון והעיצוב יהיו מושפעים מיכולות התכנות של הגורם הזה או ממחיר המטרה של הפרויקט. בנוסף, ירחפו סימני שאלה רבים מעל בקרת האיכות שיבצע, במובן של התאמת הביצוע לתכנון או לעבודת המעצב.

לעומת זאת, עבודתו של גורם בלתי תלוי, מומחה באפיון, תכנון ועיצוב תבטיח תוצאה השומרת על האינטרסים של הארגון  ותהא ראויה בכול היבט.

תחום התכנון, העיצוב ובקרת האיכות הוא תחום מקצועי הדורש מומחיות נרכשת והתעדכנות קבועה במתודולוגיות המתפרסמות במקרים רבים רק בעיתונות מדעית מקצועית. בהחלט מומלץ לכם לשאול מתכנן או מעצב מתי הם עיינו לאחרונה במאמר מקצועי ב- Interactions IX או ב-Interacting with Computers של אוניברסיטת אוקספורד, או ביצעו איזושהי סקירת רשת עולמית בתחום מסוים.

כול המומחים הללו ייקרו את הפרויקט ויאריכו אותו – האמנם?

כאשר הכול מדברים בשבחו של תכנון וביצוע 'רזה' ומהיר אשר משלב ידיים של כול הגורמים המעורבים בתהליך (Agile ) נראה שלכאורה אוסף המומחים וההפרדה בין המתכנן והמעצב לבין הגורם המתכנת רק יגרמו להאמרת עלויות והתארכות זמן הביצוע. זו טעות נפוצה (בישראל) והבנה שגויה של המושג Agile.

מעבר לכך שתכנון, עיצוב ובקרה בידי מומחים יבטיח תוצאה מיטבית, הוא דווקא יקצר את זמן הפיתוח כי ימנע טעויות או אי הבנות. כמובן שיש צורך בשילוב ידיים של כול הגורמים המעורבים בפרויקט כדי שלא להיקלע לסאגה ארוכה, לאור החשיבות שיש לזמן החולף מהאפיון ועד להשקה.

העלות של גורמי האפיון, תכנון ועיצוב אינה שולית, בפרט לאור צניחת עלויות התכנות. אולם יש לשפוט אותה בראייה כוללת  – לרבות מניעת חיובים הנובעים מ'אי בהירויות' ומהירות החזר ההשקעה הנובעת מתכנון, עיצוב ובקרת איכות ראויים שמבטיחים הטמעת שימוש מהירה, יעילה ורחבה.

בשורה התחתונה – סוף מעשה במחשבה תחילה. אין מתנות חינם בעולם הזה וניסיונות לחסוך או לקצר דרכים יעלו יותר ויניבו תוצאה לא ראויה.

חבר